Пример взаимодействия подсистем, автоматизирующих документооборот, показан на схеме взаимодействия модулей системы «Кодекс: Документооборот». В основе всего стоит электронный архив документов, который может состоять как из одной базы документов, так и из нескольких, связанных друг с другом. Подсистемы документооборота могут работать как на прямую с электронным архивом, сохраняя и зачитывая документы, изменяя информацию о них, так и через дополнительные модули (потоковое сканирование и штрих-кодирование). Работа дополнительных модулей очнь важна. Именно они дают возможность полностью отказаться от ведения бумажного документооборота и перейти на электронный документооборот в организации или на предприятии.

Наличие web-доступа к системам - важная часть электронного документооборота. Он позволяет просматривать документы, сведения о документых и состояние документов как внутри Intra-сети, так и через Internet, если организован соответствующий доступ.

Использование электронно-цифровой подписи в документообороте имеет особое значение для автоматизации документооборота. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. ЭЦП создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата). Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.

Основными достоинствами автоматизированных систем документооборота является возможность обмена данными не только между подсистемами. Обмен документами и сопутствующей информацией должен производиться и между структурными подразделениями, которые могут быть удалены друг от друга (использование разных сетей, территоральное удаление и пр.)

Читать далее: Обмен между удаленными подразделениями.